17 Juil Tendances évènementielles
Tendances évènementielles en tourisme d’affaires
Pour mieux comprendre les nouvelles tendances qui se dégagent dans l’industrie du tourisme d’affaires au Québec, nous avons tenté de comprendre les besoins des planificateurs d’évènements. Pour ce faire, dans le cadre de notre étude de marchéannuelle, nous avons recueillies des données lors de notre focus groupe, organisé en mai dernier.
Nous avons donc analysé les réponses de 15 planificateurs d’évènements, venant de différentes organisations de la région de Montréal et travaillant dans le monde associatif ou corporatif, sur les principaux défis qu’ils rencontrent lors de la planification d’évènements. Les évènements organisés par ces planificateurs sont principalement des congrès et des colloques, accueillant entre 100 et 250 participants. Grâce à notre experte, spécialisée dans le tourisme d’affaires au Québec, nous avons analysé si les nouvelles technologies et les réseaux sociaux sont des outils qui aident les planificateurs dans le choix et la planification de leurs activités et si le nouveau profil des participants (génération Y, milléniaux) les conduit à trouver de nouvelles formules dans leurs évènements.
Quels sont vos principaux défis concernant la planification d’évènements ?
Les principaux défis rencontrés par les planificateurs concernent le budget, la gestion du temps et la recherche de commanditaires et conférenciers. En effet, le budget est un défi majeur car il est important pour les planificateurs d’évènements de trouver un emplacement au meilleur prix. Ils souhaitent par conséquent bénéficier d’offres corporatives plus intéressantes (forfait, tarif privilégié…). La gestion du temps est également un défi car l’organisation d’un évènement prend beaucoup de temps et nécessite une grande implication de la part de chacun. En effet, il est essentiel de choisir les fournisseurs, rechercher des commanditaires et des conférenciers pour animer l’évènement, recruter des bénévoles et gérer toute la logistique avant, pendant et après l’évènement. En ce sens, la planification des évènements peut être facilitée en interne grâce à des outils ou logiciels personnalisés pour gérer les évènements, par des listes de fournisseurs ou encore par des listes de livrables par type d’évènement. En ce qui concerne les moyens externes qui pourraient les aider à gagner du temps pour la planification de leurs évènements, les planificateurs interrogés demandent une plus grande disponibilité des fournisseurs et plus d’information ciblée de leur part sur leurs produits et services.
Certains planificateurs rencontrent d’autres défis comme les problèmes de disponibilité et d’accueil dans les hôtels. De plus, ils rencontrent également des défis au niveau de la gestion des délais serrés de leurs évènements. Dans ces circonstances, ils attendent des réponses rapides des fournisseurs et aimeraient avoir accès à une source d’information centrale afin de gagner du temps dans leurs démarches préliminaires. Les réservations confirmées tardivement par les établissements hôteliers représentent un défi supplémentaire pour les planificateurs car ils sont une source de stress. Les confirmations de dernière minute leur demandent beaucoup de travail au niveau de la gestion, de la communication et de la commercialisation de leurs événements.
La communication et la promotion de l’évènement sont essentielles mais elles représentent elles aussi un défi. La communication permet de trouver plus de participants et d’augmenter sa visibilité. Le plus difficile est de cibler les bonnes personnes. Il est donc important de diversifier la clientèle grâce à des promotions.
La recherche de conférenciers peut apparaitre comme un défi car il est important pour les planificateurs d’évènements de trouver des conférenciers de différents domaines afin de varier les sujets des conférences. Une grande diversification des conférenciers permettra de maximiser le nombre de participants.
Au fil des années, il est important de diversifier les évènements afin que les participants soient toujours intéressés d’y participer et n’aient pas l’impression de revivre un évènement auquel ils auraient déjà participés. En effet, le taux de participation aux évènements devient un enjeu important. Les planificateurs interrogés nous ont fait part des nouvelles attentes des participants à leurs évènements. Certains planificateurs expliquent qu’ils doivent maintenant intégrer la distance dans le choix des lieux de leurs activités car les participants sont de moins en moins enclins à faire de longues distances pour assister à des évènements.
Les nouvelles technologies et les réseaux sociaux sont-ils des outils qui vous aident dans le choix et la planification de vos activités ?
Les technologies et les réseaux sociaux sont des outils qui aident dans le choix et la planification des activités. Ils sont principalement utilisés (Facebook et Twitter) pour promouvoir les évènements car ils offrent une plus grande visibilité. En effet, les réseaux sociaux permettent de toucher et de cibler un plus grand nombre de personnes. Ils permettent d’augmenter le nombre de participants et de promouvoir les évènements. Certains utilisent aussi Facebook pour publier en direct les conférences et les retours de mission.
Internet, quant à lui, permet de trouver des conférenciers, des salles et des hôtels beaucoup plus facilement. En effet, il permet de faire des recherches précises. Pour trouver des salles et hébergements, les planificateurs interrogés utilisent les sites internet des régions et le site de la chambre de commerce de Montréal. Ces sites permettent de trouver les hébergements requis en fonction des besoins exacts des planificateurs d’évènements. Certains utilisent aussi des sites de gestion d’hôtels qui s’occupent de trouver de la place pour eux, tout en offrant des rabais.
Certains planificateurs créent également leur propre application, qui incite les participants à participer en posant des questions interactives. Ces questions sont transmises au conférencier, qui y répondra lors de sa conférence. Les applications permettent aussi de diffuser en direct les conférences, les remises de prix et les nominations. Ainsi, même si les participants sont absents, ils pourront assister à la conférence. Cependant, même si les nouvelles technologies sont de plus en plus utilisées, elles restent contraignantes pour la plupart car elles nécessitent des mises à jour en permanence.
Le nouveau profil des participants (génération Y, milléniaux) vous conduit-il à trouver de nouvelles formules dans vos évènements (espaces de réunions inusités, gastronomie, activités participatives, technologies…) ? Quelles sont les nouvelles formules que vous recherchez le plus?
Pour certains planificateurs interrogés, le profil des participants ne changent pas encore de manière significative. En effet, dans le domaine conventionnel, la clientèle reste inchangée. Avec l’arrivée progressive de la génération Y, les planificateurs intègrent petit à petit des nouveautés, bien perçues et acceptées par les générations précédentes, afin de répondre à la demande de cette nouvelle génération. Le défi des évènements est qu’ils doivent plaire aux deux générations.
Concernant les autres planificateurs, le nouveau profil des participants les conduit à trouver de nouvelles formules dans leurs évènements. Le format des soirées et gala change : les soirées sont libres et les artistes invités sont principalement pour les jeunes. Ils intègrent également des écrans lors des soirées et utilisent de plus en plus les nouvelles technologies comme les web diffusions. L’utilisation d’applications et des réseaux sociaux rend l’expérience plus vivante et interactive avec des jeux et la réalité virtuelle. Les planificateurs cherchent à varier le milieu de leurs évènements en intégrant plus d’activités touristiques avec les familles et les conjoints. En effet, les gens d’affaires préfèrent faire des voyages multi-objectifs afin de profiter au maximum de leurs voyages (loisirs, travail et famille). Pour plaire aux nouvelles générations, la créativité est essentielle !
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